Uno de los factores que la gente resolutiva, decidida y emprendedora aplica continuamente es aprovechar el tiempo.

Según la regla de Pareto, el 80% de nuestros resultados se obtienen con el 20% de nuestro tiempo dedicado a ello. Y en muchos casos, me atrevería a decir, el 90% de resultados conseguidos con el 20% del tiempo empleado para ello.

Eso quiere decir que si trabajamos 10 horas al día para conseguir algo, en realidad, solo dos horas de esas 10 horas son realmente productivas, el resto del tiempo se va en tareas que aporta muy poco valor añadido a la consecución de nuestros objetivos.

Pongamos un ejemplo en la vida real ¿No es cierto que casi siempre llevamos puesta la misma ropa el 80% del tiempo con el 20% de prendas que tenemos en el armario?

En las fábricas, una de las luchas continuas del director de producción es hacer que las actividades de poco valor añadido disminuyen en relación con las que sí aportan valor. Es ahí donde está la diferencia entre obtener resultados significativos para diferenciarnos de la competencia.

Ahora que somos conscientes del precipicio que puede representar en nuestro negocio la falta de gestionar de forma adecuada el tiempo, es hora de aplicar medidas.

Se debe testear cuáles son las actividades que mejor resultados aportan. Durante un tiempo se trabaja de una forma y durante otro tiempo de otra, añadiendo cambios de uno en uno para poder identificar cuáles son los factores que han determinado el cambio. Para el cálculo de factores que afectan a los resultados, el método de Taguchi facilita la rapidez en obtener resultados.

Aunque en nuestras actividades diarias no hace falta aplicar términos matemáticos. Seguramente que por nuestra experiencia ya sabemos cuáles son las tareas prioritarias y las que lo son menos.

Elaborar una lista de las tareas del día ordenada según las prioridades puede resultar de gran ayuda para no desviarnos de nuestro objetivo. Puede parecer sencillo mantener el plan, pero en el día a día es complicado no dejarse llevar por las distracciones. Por ejemplo, la llamada de alguien que nos mantiene media hora al teléfono sabiendo que con 2 minutos hubiera sido suficiente para gestionar el tema.

Espero que ahora la planificación de tus actividades escritas por ti mismo al principio del día, que en principio podía parecerte perder 5 minutos, ahora pase a ser una prioridad para ti. Quizás, de esos 5 minutos dependa que el 80% de tu tiempo sea productivo, con lo que habrás ganado en cuadriplicar resultados.

Jorge